اصطلاحات و واژه های اداری
آییـن نـامـه
مجموعه مقرراتی است که هر مؤسسه اعم از عمومی یا خصوصی به منظور تنظیم امور مؤسسه خود تهیه و تدوین می کند. همچون آیین نامه های مؤسسات دولتی، انجمن های محلی، احزاب، شرکت ها، آموزشگاه ها و جز آن.
ابـلاغ
ابلاغ، در لغت به معنای رساندن است؛ رساندن نامه یا پیامی به کسی یا کسانی، اما در اصطلاح اداری و قضایی کاربردهای مختلفی دارد. در اصطلاح اداری، حکمی است که از مقام بالا به مقام پایین تر، به منظور انتصاب، مأموریت و غیره نوشته می شود. در اصطلاح قضایی و حقوقی عبارت است از : "تسلیم رونوشت حکم غیابی به محکوم علیه غایب یا قائم مقام قانونی او" (فرهنگ معین).
ابلاغ گاه به صورت "ابلاغیه" نیز به کار می رود که نادرست است، چون در فارسی تک واژ مؤنث نداریم. کلمه ابلاغ، گاه در نامه ها و به ویژه در پایان نامه ها، به معنای اعلام و رساندن، در عبارت هایی همچون : "ابلاغ فرمایید" ، "امر به ابلاغ فرمایید" نیز به کار می رود.
ارزش یـابی
ارزشیابی، واحدی است در اداره که مسؤولیت رسیدگی به چگونگی کار و وضع کارکنان و شکایات رسیده به آن اداره را بر عهده دارد. گاه به جای ارزشیابی، ارزیابی به کار می رود که به این معنا درست نیست.
اسـاس نـامـه
قانونی است که برای اداره هر انجمن، مجلس یا سازمانی اجتماعی، سیاسی و فرهنگی تنظیم می شود، یا مجموعه مواد یا ویژگی هایی است که برای تشکیل شرکت، حزب یا انجمنی تنظیم می شود.
استـناد
این کلمه عربی و مصدر لازم و در لغت به معنای پشت دادن، توجه یا تکیه کردن به موضوع یا مطلبی است و برای توجه دادن ارباب رجوع به مقررات مورد استناد به کار می رود.
اعـلام
اعلام، به معنای "آگاهانیدن" و "آگاه کردن" و "شناساندن" است و با افعال "می دارد" و "می نماید" و "می کند" و "می شود" و "می گردد" به کار می رود. "اعلام نظر" هم زمانی به کار می رود که فرستنده برای اجرای کار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد و با ذکر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می کند.
اندیـکاتور (= نامه نـما)
خوشبختانه برای این کلمه فرانسوی، فرهنگستان زبان و ادب فارسی اخیراً "نامه نما" را برساخته است، گرچه در نظر اول معنای جامعی ندارد. در اصطلاح اداری، اندیکاتور یا نامه نما دفتری است که تاریخ و شماره و خلاصه نامه های وارد و صادر در آن ثبت و شماره ترتیب دفتر به روی نامه ها زده می شود.
ایندکـس (= نمـایه)
خوشبختانه برای واژه ایندکس نیز فرهنگستان واژه "نمایه" را ساخته است. این واژه انگلیسی است و معنای شاخص و فهرست را نیز می دهد. در تداول اداری "اندکس" تلفظ می شود. و نیز دفتر راهنمایی است که نامه های ثبت شده در دفتر "نامه نما" براساس شماره های خاص در آن شماره گذاری می شود و جست وجوی نامه از طریق آن به سهولت صورت می گیرد.
ایـفاد
ایفاد از باب افعال است و از "وفد" به معنای "به رسولی آمدن نزد کسی" گرفته شده است. "افاده" هم از این خانواده است. "وافد" اسم فاعل آن و به معنای "اینده" و "به رسولی رونده" است. ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.
بـازرسـی
بازرسی، رسیدگی به وضع سازمان هاست که یا از طرف بازرسی کل کشور انجام می پذیرد، یا از طرف خود سازمان، یک یا چند تن به صورتی از پیش تعیین شده یا سرزده و بی خبر، به امور مربوط به شکایات مطرح شده، درباره آن سازمان یا کارکنانش صورت می پذیرد.
بـایـگانـی
بایگانی از واژه های مصوب فرهنگستان سابق است (به جای آرشیو) و به معنای مکانی است که در آنجا نامه ها و اسناد دولتی یا خصوصی را نگهداری می کنند تا در موقع نیاز به آسانی بتوان به آنها دسترس پیدا کرد. البته اخیراً رایانه در بسیاری مواقع پاسخگوست و نیازی به مراجعه به بایگانی و ملاحظه اصل نامه احساس نمی شود.
بخش
بخش، مجموعه ای کوچک تر از اداره است که زیرنظر آن کار می کند و ممکن است خود شامل چند زیر مجموعه دیگر با عنوان "دایره" باشد.
پـاسـخ
پاسخ یا در پاسخ، اصطلاحی است نزد یک به "عطف" (عربی) یا "بازگشت" (فارسی)، که هنگام جواب دادن به نامه اداری یا شخصی به کار می رود. البته "عطف" ، گاه، توجه دادن مخاطب به نامه ای است و ممکن است معنای "بازگشت" یا "پاسخ" را دربر نداشته باشد. برخی اوقات به جای کلمه "پاسخ" (فارسی) ، "در جواب" هم نوشته می شود.
پـیـرو
این کلمه از دو جزء "پی" (اسم) و "رو" (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلی مرکب مرخم به معنای "به دنبال رونده" است. وقتی نامه یا نامه هایی به جایی فرستاده می شود و پاسخ دریافت می گردد، در نامه یا نامه های بعدی از لفظ "پیرو" استفاده می کنند. مثلاً می نویسند : پیرو نامه شماره 4287 تاریخ 12 بهمن 80 به اطلاع یا به استحضار می رساند :
یا : پیرو نامه های شماره 21756 و 97142 ، به تاریخ 25 بهمن و 30 اسفند 80 به اطلاع می رساند :
پـی نـوشـت
از دو جزء "پی" (اسم) و "نوشت" (فعل ماضی ساده سوم شخص) ساخته شده است. یعنی صفت مفعولی مرکب مرخم (کوتاه شده) است که به معنای "پایین نوشته شده" ، یعنی مطلبی که در پایین نامه نوشته شده به کار می رود.
پیـوسـت
واژه ای فارسی است، لکن برخی کاربرد آن را غلط می دانند، زیرا این کلمه مصدر مرخم و به مفهوم "پیوستن" و "الحاق نمودن" (مصدر ساده و مرکب) است و بهتر است آن را به جای ضمیمه به کار نبریم. مترادف این واژه، "ضمیمه" ، "منظم" و "به انضمام" عربی است. برخی از کلمه "به همراه" استفاده می کنند.
تشـکیـلات
به مجموعه ای هماهنگ و موزون که سلسله مراتب، هدف و وظایف و ارتباطات معینی دارا باشد، تشکیلات گفته می شود.
تـصویـب
مصدر متعدی عربی و به معنای "صواب شمردن" ، "راست و درست دانستن" ، "به درستی خبری حکم کردن" است. این واژه نیز، هم خانواده با "مصوب" و "مصوبه" است که البته "مصوبه" به پیروی از اسم مؤنث عربی در فارسی آمده و کاربرد آن به لحاظ آنکه در فارسی تک واژ مؤنث نداریم، نادرست است ولی به سبب کاربرد مکرر آن نمی توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم باید آن را پذیرفت. این کلمه هنگامی به کار می رود که می خواهند مطلبی را به صورت قانونی و لازم الاجرا درآورند و می گویند : "به تصویب رسیده" یا "تصویب شده" است.
تلـفنگرام
واژه ای فرانسوی است و به معنای "مخابره" یا اعلام خبر است که به منظور تسریع در کار به وسیله تلفن بیان می شود تا گیرنده آن را بنویسد. در زمان حاضر دستگاه "دورنگار" (فاکس) کاربرد "تلفنگرام" را محدود کرده است.
تلکـس
این واژه هم فرانسوی و نام دستگاهی است که به وسیله آن، پیام نوشتاری به صورت مستقیم بین دو مشترک مبادله می شود یا به پیامی گفته می شود که از طریق دستگاه تلکس مخابره می شود.
تلگـراف
واژه ای فرانسوی و نام دستگاهی است که به وسیله آن، پیامی را از راه دور مخابره می کنند و آن مرکب از دستگاه فرستنده و دستگاه گیرنده و سیم های رابط است.
تلگرافی
این ترکیب، صفت نسبی و منسوب به تلگراف است که از واژه فرانسوی تلگراف و حرف "ی" فارسی ساخته شده است. در اصطلاح به مفهوم "شیوه تلگراف یا وسیله تلگراف" است و بیشتر وقتی به کار می رود که کوتاه کردن صحبت یا سرعت در عمل مورد نظر باشد.
تلگـرام
واژه فرانسوی و به مفهوم مطلب و پیامی است که به وسیله دستگاه "تلگراف" مخابره می شود.
حسـابـداری
دایره رسیدگی به دخل و خرج های هر سازمان را که زیر نظر حسابدار و به کمک یک یا چند تن دیگر، اداره می شود، حسابداری می گویند. مسؤولیت رسیدگی به کلیه حسابهای مالی هر اداره بر عهده "ذی حساب کل" آن اداره است.
دایـره
جزیی از بخش به شمار می رود که زیرنظر مستقیم مسؤول بخش، وظایف تعیین شده را انجام می دهد.
دبیـرخـانه
دبیرخانه، واحد اداری مشخصی است که اداره امور دفتری را براساس روشهای تدوین شده برعهده دارد. وظیفه مهم دبیرخانه، نظارت برنامه های رسیده و ثبت و توزیع نامه های وارد یا صادر شده است. دبیرخانه ممکن است به روش "متمرکز" ، "غیرمتمرکز" یا "نیمه متمرکز" اداره شود. (برای اطلاع بیشتر می توان به کتاب : "اداره امور دفتری" نوشته سیدابراهیم علن از مجموعه انتشارات "مرکز آموزش مدیریت دولتی" مراجعه کرد.
دستـورالعمل
نوشته ای است که چگونگی اجرای کار و وظیفه رده های پایین تر را در ادای وظایف اداری و مأموریت ها بیان می کند. دستورالعمل، بررسی جزئیات و مسؤولیت ها و طریق اجرای آنهاست. دستورالعمل در حقیقت، دستور و شیوه چگونگی اجرا کردن آیین نامه ها و مقررات اداری است. ناگفته نماند که ترکیب "دستور" (فارسی) با "عمل" (عربی) درست نیست، لکن این ترکیب سال هاست به کار می رود و دیگر نمی توان آن را از زبان فارسی بیرون راند. فارسی این کلمه "دستور کار" است که به لحاظ معنا ، جامع نیست.
دورنـگار (فاکس)
دورنگار معادلی است که فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای واژه فاکس اروپایی تصویب و پیشنهاد کرده است. دو معادل دیگر این واژه "نمابر" و "دورنویس" است. دورنگار دستگاهی است که تصویر هرگونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می فرستد.
ذی حسـاب
ارجح ترین فرد در رسیدگی به حساب و کتاب پولی و هزینه های هر مؤسسه را "ذی حساب" و حوزه مربوط به وی را "ذی حسابی" می گویند.
راهـکار
برنامه و ارائه طریقی را که به منظور حل و فصل کاری پیشنهاد می شود، راه کار می نامند.
رده
واژه ای فارسی و به معنای دسته و طبقه است و در اصطلاح اداری به سطحی از سطوح تشکیلاتی هر مجموعه می گویند که تحقق وظایف و مأموریتهای محول را بر عهده می گیرد.
رئیـس
فردی را که مسؤولیت مستقیم هماهنگ سازی مسؤولان و سیاست های هر سازمان و مؤسسه را با حکم مقام برتر بر عهده دارد، رئیس اداره یا سازمان می گویند. البته در برخی موارد وظایف رئیس فراتر از عرف است. مثلاً رئیس سازمان صدا و سیما را که مقام معظم رهبری تعیین می کند، نمی توان با رئیس فلان اداره قیاس کرد. در این قبیل موارد رئیس تا حد وزیر شناخته می شود. نوشتن کلمه "رییس" نادرست است، چراکه اولاً "رئیس" عربی است و طبق قاعده چنانچه پیش از همزه حرف مفتوح و پس از آن "ای" کشیده باشد، همزه روی پایه خود ثابت می ماند. ثانیاً همزه در کلمه "رئیس" در ریشه کلمه است و تبدیل به "یا" نمی شود.
سرپـرسـت
مسؤول موقت هر سازمان را در زمانی که رئیس آن مؤسسه انتخاب نشده است، سرپرست می گویند. البته به مسؤولان ثابت برخی مؤسسات نیز سرپرست گفته می شود.
سنـد
هر مطلب و نوشته و مدرکی که بتوان به آن اعتماد و استناد کرد، به ویژه نوشته ای که از پشتوانه قانونی و اجرایی برخوردار است، سند می گویند. سند را به سند عادی و رسمی می توان تقسیم کرد. نوشته ای که در مرجعی ذی صلاح تنظیم نشده باشد، "سند عادی" و نوشته ای را که در مرجعی صلاحیت دار تنظیم شده باشد، "سند رسمی" می گویند.
در تعریفی دیگر : اسنادی را که درخور طبقه بندی و حفاظت باشد، اسناد رسمی می نامند. قبلاً اشاره کردیم که قانون مدنی کشور در ماده 1284 خود سند را این گونه تعریف کرده است : "سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. "
که البته این ماده قانون در زمانی به تصویب رسید که نوار و فیلم و سایر موارد سند، تلقی نمی شده است. چه بسا امروزه مدارکی نظیر ارائه فیلم و نوار به دادگاه سند تلقی شود و درخور نفی یا اثبات باشد.
شـرح وظـایـف
تعیین و تبیین حدو وظایف، اختیارات و مسؤولیتهای هر جزو اداری را با توجه به اهداف هر مجموعه که در قالب ضوابط و مقررات و قوانین مربوط باشد، شرح وظایف می نامند.
طـرح
به هرگونه پیشنهاد برای اجرا شدن برنامه یا رفع مشکلی، طرح می گویند. در هر طرح باید به اجرایی بودن و مقرون به صرفه بودن آن التفات کرد.
ضـابطه یا ضوابـط اداری
چارچوب و مقررات و حدود تعیین شده برای امور گوناگون هر سازمان و مؤسسه را که مراجع یا مقامات ذی صلاحی در نظر گرفته اند، ضابطه یا ضوابط اداری می نامند.
عطـف (بازگشت)
عطف، واژه ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن "بازگشت" یا "در بازگشت" است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه ای از طرف اداره ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، می نویسیم : "عطف به نامه شماره …… تاریخ …… که می توان به جای کلمه "عطف" (عربی) "بازگشت" (فارسی) نگاشت، که پیش تر هم اشاره کردیم.
قـانـون
سلسله قواعدی که شکل حکومت و سازمان قوای سه گانه کشور و حقوق مردم و تکالیف آنان را در برابر دولت و مقررات اداری مشخص می کند، قانون می نامند.
قانون چارچوبی کلی است که ایین نامه ها، مرام نامه ها، اساس نامه ها و دستورالعمل ها و دیگر مقررات اداری نباید با آن مغایر باشد و همه آنها باید در چارچوب قانون، تهیه و تدوین شود.
قـائـم مقـام
فردی را که در غیاب رئیس یا مسؤول هر سازمان و مؤسسه عهده دار تمام یا قسمتی از اختیارات وی می شود، قائم مقام می نامند.
کـارگـزینـی
بخش مهمی از هر سازمان که پرونده های کارکنان و امور مربوط به آنان از قبیل رسیدگی به حقوق، ترفیع پایه، تعیین و اعلام محل خدمت، مرخصی ها و کارهایی از این دست را در اختیار دارد و در چارچوب قانون و زیر نظر مقام بالاتر به این امور می پردازد، کارگزینی نامیده می شود.
کمیـسیون
کمیسیون، واژه ای فرانسوی است و به معنای مجموعه افراد منتخب هر سازمان یا تشکیلات است که برای بررسی و دنبال کردن موضوع یا مسئله ای خاص گردهم می آیند.
گـردش کـار
شروع و بررسی و تجزیه و تحلیل کارهای انجام شده درباره برنامه ای ویژه را که همراه با پیشنهاد برای تصمیم مقتضی به رده بالاتر می فرستند، "گردش کار" می نامند.
لایـحه
پیش نویس قوانین تسلیم شده از طرف هیئت دولت به مجلس را "لایحه" می نامند. تا زمانی که این لوایح به تصویب مجلس نرسیده است، "لایحه" نام دارد، اما پس از آن "تصویب نامه" است.
مـأمـوریـت
تکلیف یا تکالیف کلی را که از طرف مراجع ذی صلاح به صورت شفاهی یا کتبی و به منظور بررسی و اجرای کاری به فرد یا تشکیلاتی معین داده می شود، مأموریت می گویند.
مـتـبـوع
واژه ای عربی و اسم مفعول و به معنای "پیروی شده" یا "تبعیت شده و اطاعت شده" در برابر "تابع" است که همراه کلمه هایی چون : اداره، وزارت، دولت، کشور و ریاست به کار می رود، نظیر : اداره متبوع، وزارت متبوع، کشور متبوع، ریاست متبوع و غیره . بدیهی است املای این کلمه نباید با واژه "مطبوع" (دلپسند) اشتباه شود.
مـدیـریـت
در برخی سازمان ها و مؤسسات، واحدهای اداری گوناگونی. مسؤولیت حوزه ای مشخص را با شماری کارمند و زیر نظر رئیس یا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند که این واحدها را مدیریت و مسؤول آنها را مدیر می نامند.
نباید فراموش کرد که کلمات : "مدیریت" ، "معاونت" ، "ریاست" ، "فرماندهی" و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به کار برد و قبلاً هم اشاره کردیم.
مسـؤولیت مستـقیم یـا غـیرمسـتقیم
هرگاه مسؤول و مقام بالاتر بدون واسطه، در کار و برنامه رده های پایین تر مداخله و نظارت کند و امر و نهی نماید، مسؤولیت مستقیم و اگر با واسطه و غیرمستقیم بر کار زیردست خود نظارت کند، مسؤولیت غیرمستقیم دارد.
مصـوب / مصـوبه
مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون یا مطلبی را که در مجلس یا شورایی لازم الاجرا تشخیص می دهند و ابلاغ می کنند، مصوبه می نامند. برای این اصطلاح، صورت جمع، یعنی "مصوبات" هم می گویند. اشاره کردیم که در فارسی تک واژ مؤنث نداریم لکن این کلمه در فارسی جا افتاده و چاره ای جز پذیرفتن آن نیست.
انتقال : Transfer
انتقال عبارت است ازقطع رابطه استخدامی یک کارمند با سازمان خود و اشتغال درپست ثابت سازمانی ؛ سازمانی دیگر بدون آنکه فاصله خدمتی در سوابق و وضع استخدامی فرد مستخدم بوجود آید . انتقال عبارتست از تغییر یک کارمند از تصدی شغلی به شغل دیگر بدون تغییر رتبه و حقوق درواقع انتقال یعنی حرکت افقی کارمند در سلسله مراتب سازمانی و اداری از شغلی به شغل دیگر که ازنظرکمیت و کیفیت ؛ ارزش و اهمیت با شغل قبلی دریک سطح ( همسان ) باشد .
انفصال : Discharge
انفصال عبارت است ازقطع رابطه استخدامی فرد مستخدم با سازمان و عدم اجرای تامینهای بازنشستگی ازطرف سازمان به فرد مستخدم ؛ انفصال ممکن است بطور دائم یا موقت باشد و یا آنکه دلیل استعفا اخراج و ترک خدمت انجام پذیرد .
اخراج : Discharge
اخراج عبارت است ازقطع رابطه استخدامی کارمند با سازمان ازطرف سازمان بدون رضایت مستخدم و عدم اجرای تعهدات استخدامی ازطرف کارمند و عدم پرداخت قسمتی یا کل تامینهای بازنشستگی ازطرف سازمان به شخص اخراج شده .
استعفاء : Resignation
استعفاء عبارت است ازقطع رابطه استخدامی مستخدم با سازمان بنا به دلخواه خود مستخدم و رضایت سازمان
تعلیق : Suspension
تعلیق عبارت است ازبرکناری موقت مستخدم از پست ثابت سازمانی که براثر عدم نیاز سازمان و یا بموجب حکم دادگاههای صلاحیت دار بعلت کیفر خواست از طرف مقامات قضایی بعمل می آید.
آماده به خدمت : Redy for Service
آماده به خدمت عبارت است ازتغییر وضع مستخدمی که بنا به عدم نیاز سازمان به وجود وی برای مدتی ازتصدی پست ثابت سازمانی کنار گذاشته میشود ودرانتظار ارجاع شغل و یا تصدی همان پست و یا پست دیگری باشد بدون آنکه رابطه مستخدم با سازمان قطع گردد .
ترک خدمت : Lopse form Service
ترک خدمت عبارت است ازگسستن رابطه استخدامی فرد با سازمان بدون اطلاع سازمان و بنا به دلخواه فرد مستخدم .
ماموریت : Mission
ماموریت عبارت است ازمحول شدن وظیفه و مسئولیتهای جدیدی به مستخدم و اشتغال درپست سازمانی دیگری برای مدت معین بدون آنکه رابطه استخدامی مستخدم از قبیل گروه پایه ؛ طبقه شغلی ؛ حقوق و مزایا در محل پست اصلی و ثابت بصورت ابدی قطع شود .
اختیار : Authority
ماموریت عبارت است ازقدرت یا حقوقی که به یک فرد بمنظور ایفای وظایفش ازطرف یک مقام صلاحیتدار اعطا میشود یا ازطرف وی کسب میشود .
تجربه : Enperiencc
عبارت است ازمعلومات ؛ مهارتها و رشدفکری که ازطریق کار در مشاغل مرتبط یا مشابه با شغل ارجاعی ؛ حاصل شده باشد . تجربه یکی از عوامل شغل است که مورد ارزیابی قرارمیگیرد و درارزیابی آن مدت و نوع تجربه مورد توجه واقع میشود .
تحصیلات : Education
عبارت است ازمعلومات و رشد فکری که ازطریق تحصیلات کلاسیک . دوره های آموزشی تخصصی و مطالعه حاصل شده باشد ؛ تحصیلات یکی از عوامل اصلی و مهم شغل است و درارزیابی آن مدت و نوع تحصیلات مورد توجه قرارمیگیرد
شغل : Job
عبارت است ازگروهی وظایف یا پستهای سازمانی که ازنظر نوع ؛ سطح و وظایف عمده همانند یا حداقل بسیارمشابه میباشند و دریک واحد سازمانی قراردارند مثلاٌ 3 نفر ( یعنی 3 پست سازمانی ) که در اداره حسابداری کارهای حسابداری یکسانی را انجام میدهند . دارای یک شغل میباشند یا مانند دو یا چند درواقع شغل عبارت است از وظایف مشابه و مرتبطی که بعهده یک فرد در مقابل حقوق و دستمزد گذارده میشود .
شغل عبارتست از مجموع وظایف و مسئولیتهایی مرتبط و مستمر و مشخص که دریک سازمان بعنوان یک کار واحد در سطح جامعه شناخته شده باشد . بعبارت دیگر شغل عبارتست از ترکیب واقعی و منطقی وظایفی که برای انجام یک پدیده و یا تولید یک فرآورده از روش و شیوه های علمی و عملی یکسان استفاده شود . همفکری و هم فنی یک گروه خاص پستهای سازمانی را در عمل شغل گویند مانند مشاغل استادی ؛ بازرگانی ؛ مکانیکی و غیره .
پست ( سازمانی ) : Position ( Orgonizational)
عبارت است ازمجموعه وظایف مرتبط به هم به اندازه چند ساعت کار روزانه یا درواقع عبارتست از مجموع کارهایی که انجام آنها فقط بعهده یکنفر واگذار شده است . اصولاٌ پست شامل یک یا چند وظیفه است که بـرای مجمـوع آنهـا به خدمات یا فعالیتهای یک متصدی احتیاج پیدا میشود مانند تعداد پستها در هر سازمان معادل تعداد کارکنانی است که یک سازمان بـایـد داشتـه باشد ؛ یا سازمان از آنها تشکیل میشود ؛ پست جایگاه سازمانی افراد است و ممکن است دارای متصدی و یا بدون متصدی باشد . برخی از پستها ممکن است نیاز به یکنفر و برخی دیگر از پستها ممکن است به گروهی از افراد برای انجام آن نیاز داشته باشد
بنابراین ممکن است ده نفر ازکارکنان در سازمان ده پست مختلف را تصدی کنند درحالی که کلیه آنها شغل مشابهی داشته باشند .
پست سازمانی عبارتست از تجمع یک سلسله وظایف ؛ مسئولیتها و اختیاراتی که برطبق موازین قانونی در قالب تشکیلات ادارای یک سازمان برای یک فرد توجیه شده باشد ودرنمودار سازمانی آن پست مشخص و معین شده باشد . پست سازمانی ممکن است دارای متصدی و یا بلاتصدی باشد. بنابراین هنگامی که تجمع یک سری از وظایف درخور توان یک کارمند در زمان و مکان معین در محدوده فعالیتهای سازمانی قابل توجیه باشد آنرا پست سازمانی می نامند . ضمناٌ پست سازمانی حاوی یک سری وظایف و مسئولیتها درقبال یک سری یادداشتها میباشد . بعبارت دیگر پست سازمانی حاوی یک سری تعهدات از طرف فرد شاغل تامینها و تضمین های لازم ازطرف سازمانی باشد.
مقام : Position
مقام سازمانی عبارت است ازمجموعه وظایف ؛ نقش ها ؛ اختیارات ؛ اقتدارات و مسئولیتهایی که به یکنفر در قالب سازمان واگذار میگردد و آن فرد تا زمانی که درآن سازمان صاحب آنها باشد ؛ از قدرت اجرایی خاص برخوردار میگردد به مجردی که آنها را از دست دهد ؛ در سازمان هیچگونه مقامی نخواهدداشت . بنابراین مقام سازمانی در داخل محدوده سازمانی اعتبار دارد .
گروه : Group
گروه مشخص کننده سطوح مختلف طبقات شغلی است که حداقل و حداکثر حقوق طبقات شغلی مربوطه را تعیین میکند و اشاره به یکی از مراتب 20 گانه جدول موضوع ماده یک قانون نظام هماهنگ پرداخت کارکنان دولت دارد .
درجه : Degree
عبارت است از تقسیمات فرعی هرعامل ؛ تعداد درجات هرعامل بستگی دارد به تعداد مشاغلی که ازسطوح مختلف آن عامل برخوردارند و نیز به میزان تاثیر آن عامل در مشاغل سازمانی برای تعیین فاصله درجات هرعامل معمولاٌ از تصاعد عددی یا هندسی و گاه تصاعد نامنظم استفاده میشود .
شرح وظایف : Job deion
شرح وظایف عبارت است از شرح منظم و مدونی که وظایف ؛ مسئولیتها ؛ اختیارات و اقتدارات مشاغل سازمانی را مشخص سازد و رابطه مستخدم را با همردیفان ؛ روسا و مرئوسین و همچنین با کارموردنظر معلوم گرداند .
ارزشیابی شغل : Job Evaluation
ارزشیابی شغل عبارتست از انجام سنجش در رابطه با درجه اهمیت محتوای یک طبقه شغلی در مقام مقایسه با محتوای طبقات شغلی دیگر بمنظور تعیین موقعیت نسبی طبقات شغلی و همچنین تخصیص آنها دررتبه های ترتیبی نظام کیفی ارزش استخدامی .
ارتقاء : Promotion
ارتقاء عبارت است ازاحراز یک و یاچند گروه بالاتر شغلی درطبقه بالاتر بطوری که ازلحاظ استخدامی کارمند را در پست بالاتری که متضمن وظایف ؛ مسئولیتها ؛ اختیارات ؛ اقتدارات و بالاخره حقوق و مزایای بیشتری باشد قرارگیرد . بنابراین ارتقاء یعنی حرکت استخدامی مستخدم از شغل پائین به مشاغل و طبقات استخدامی بالاتر . ضمناٌ ارتقاء کارمند به مقام بالاتر براساس کفایت؛ شایستگی و کاردانی او است و حرکت ارتقاء استخدامی بصورت عمودی از طبقات پایین به بالا است.
ترفیع ( ارتقاء یا ترقی ) : Promotion
عبارت است ازتغییریک کارمند از تصدی شغلی به شغل دیگر با رتبه و حقوق بالاتر و بیشتر در واقع ترفیع یا ارتقاء حرکت عمودی کارمند در سلسله مراتب اداری از شغلی به شغل بالاتراست که مهمتر و پرمسئولیت تر از شغل قبلی میباشد و امتیازات شغلی بالاتری کسب میکنند .
مستمری : Pension
مستمری عبارت است ازپرداخت حقوق بازنشستگی به وراث قانونی کارمند بعدازفوت وی
حق مقطوع : Fined Allovance
حق مقطوع عبارت است ازتخصیص مقرری تامینی از برای انجام وظایف پستی ثابت در سازمان
فوق العاده : Allorance
فوق العاده عبارت است ازدریافت مقرری غیر ثابت از برای انجام وظیفه ای در مدت معین و مشخص بجز حقوق و مزایای ثابت
مزایا : Previlege
عبارت است ازدریافت مقرری مستمر و یا غیرمستمر بجز حقوق ماهانه از برای تصدی پست هایی در سازمان براساس درجه و طبقه شغلی پست های اشغال شده در سازمان
حقوق : Salary
حقوق عبارت است ازدریافت مقرری ثابت از برای تمام روزهای ماه براساس جدول حقوقی ثابت سازمانی و برمبنای ؛ گروه و پایه سازمانی .
بازنشستگی : Retirement
بازنشستگی عبارت است از فقط قطع رابطه اشتغال مستخدم با سازمان و ازدست دادن پست دائم و یا موقت سازمانی برای همیشه با رعایت حقوق ومزایای متعلقه تا آخرعمر خویش و یا پرداخت مقرری لازم به فرزندان کمتراز سن قانونی و همسر مستخدم تا پایان عمر
ارعاب مجرمان یا رواج خشونت؟ وظایف و تکالیف مدیران دفاتر دادگاه‌ها
