آیین‌نامه اجرایی بند الف ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران
آیین‌نامه اجرایی بند الف ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران
شماره19627/85/1 1/12/1385
مدیرعامل محترم روزنامه رسمی کشور
به پیوست یک نسخه آیین‌نامه اجرایی بند الف ماده131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران به شماره19520/85/1ـ29/11/1385 که در تاریخ 21/9/1385 به تأیید و تصویب ریاست محترم قوه قضاییه رسیده، جهت درج در روزنامه رسمی ارسال می‌گردد.
رئیس حوزه ریاست قوه قضائیه ـ عبدالرضا ایزدپناه
آیین‌نامه اجرایی بند الف ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران
فصل اول:
« تعاریف»
ماده1ـ پرونده قضایی: پرونده قضایی مذکور در ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی کشور که در این آیین‌نامه « قانون» نامیده میشود شامل کلیه پرونده‌های مدنی، جزایی و امور حسبی است که در دادسراها و دادگاه‌های عمومی و انقلاب، انتظامی قضات، نظامی، ویژه روحانیت، دادگاه تجدیدنظر، محکمه عالی انتظامی قضات، دیوان عالی کشور، دیوان عدالت اداری و سازمان تعزیرات حکومتی رسیدگی و منتهی به اتخاذ تصمیم نهایی و صدور رأی گردیده و مختومه شده است.
تبصره ـ پرونده‌های شـوراهای حل اخـتلاف نیز مشمول مقررات این آیین‌نامه خواهدبود.
ماده2ـ اسناد و اوراق پرونده‌های قضایی که نگهداری آنها ضروری میباشد.
اسناد و اوراق مذکور در قانون شامل احکام، قرارها، تصمیمات و دستورات قضایی، تحقیقات و معاینات محلی و نیز هرگونه سند، مدرک و صورتجلسات، دفاتر، گزارش‌ها فرم مشخصات پرونده، فرم مخصوص بایگانی راکد و مانند آنهاست که مورد استناد طرفین پرونده واقع گردیده یا در اتخاذ تصمیم توسط مراجع قضایی مؤثر بوده و نگهداری سوابق آنها و تبدیل به اسناد الکترونیکی به تشخیص هیأت مذکور در ماده8، این آیین‌نامه ضروری باشد.
تبصره ـ علاوه بر موارد فوق هیأت مزبور می‌تواند با توجه به نوع، اهمیت دعوی یا شکایت، خواسته، خواهان، عنوان جرم، طرفین پرونده، زمان و مکان رسیدگی، ارزش قضایی و مانند آنها، نگهداری سوابق اوراق و اسناد پرونده قضایی و تبدیل آن به سند الکترونیکی را ضروری تشخیص دهد.
ماده3ـ بایگانی قطعی: بایگانی قطعی موردنظر قانون همان بایگانی راکد پرونده‌هائی است که منتهی به صدور حکم یا قرار قطعی گردیده و حسب مورد مختومه شده است، تاریخ مختومه شدن پرونده شروع بایگانی قطعی محسوب میشود.
پرونده‌های قضایی در موارد زیر مختومه تلقی و با دستور مقام قضایی صالح بایگانی خواهندشد:
1ـ پرونده‌هایی که منتهی به اجرای کامل حکم شده است؛
2ـ پرونده‌هایی که موضوع آن مشمول مرور زمان گردیده و یا به هر علتی قرار موقوفی اجرای حکم صادر شده است؛
3ـ پرونده‌هایی که منجر به حکم برائت، بی‌حقی، بطلان دعوی و مانند آن گردیده است؛
4ـ پرونده‌هایی که منجر به صدور قرار نهایی و قطعی گردیده است؛
5 ـ پرونده‌هایی که موضوع آن تأمین دلیل یا دستور موقت است، پس از اتمام اقدامات قانونی لازم؛
6 ـ سایر پرونده‌ها به تشخیص هیأت مذکور در ماده8، این آیین‌نامه.
فصل دوم
مقدمات
ماده4ـ مدیر دفتر مرجع قضایی یا جانشین وی موظف است مشخصات پرونده‌ای را که دستور بایگانی قطعی آن توسط قاضی صادر گردیده حداکثر ظرف یک هفته در « فرم مشخصات پرونده» درج نموده همراه پرونده در مقابل اخذ رسید به بایگانی راکد مربوط تحویل دهد.
تبصره1ـ در شعب دادسرا منشی شعبه یا جانشین وی وظایف مدیر دفتر مرجع قضایی را به عهده خواهدداشت.
تبصره2ـ « فرم مشخصات پرونده» که توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه تهیه و در اختیار مراجع قضایی قرار خواهدگرفت، متضمن نکات زیر میباشد:
1ـ مشخصات پرونده:
الف ـ مدنی است یا کیفری یا امور حسبی؛
ب ـ موضوع پرونده؛
ج ـ کلاسه پرونده؛
د ـ تاریخ تشکیل پرونده؛
هـ ـ تاریخ مختومه شدن پرونده؛
و ـ تعداد اوراق پرونده.
2ـ مشخصات طرفین پرونده: اعم از خواهان و خوانده یا شاکی و مشتکی‌عنه.
3ـ مرجع یا مراجع رسیدگی‌کننده، نظیر دادسرا، دادگاه بدوی حقوقی یا جزایی، دادگاه تجدیدنظر، دیوان عالی کشور و غیره.
4ـ نتیجه رسیدگی:
الف ـ حکم یا قرار و غیره و موضوع آن؛
ب ـ شماره و تاریخ حکم یا قرار و غیره؛
ج ـ علت مختومه شدن اعم از اجرای کامل حکم، قطعیت حکم برائت یا قرار، مرور زمان و غیره.
5 ـ ذکر ضمائم پرونده و سایر مشخصات که درج آن ضروری است.
6 ـ مهم و ملی بودن یا نبودن پرونده مطابق مقررات قانون سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1349 و مقررات این آیین‌نامه و سایر اوضاع و احوال پرونده.
7 ـ تاریخ تحویل به بایگانی راکد.
8 ـ مشخصات تنظیم کننده فرم مذکور و تأییدکننده آن.
فرم مشخصات پرونده باید در سه نسخه به نحو کامل و دقیق و خوانا تنظیم گردد، یک نسخه در دفتر شعبه دادسرا یا دادگاه یا سایر مراجع قضایی مربوط نگهداری خواهدشد و دو نسخه دیگر به پیوست پرونده به بایگانی راکد ارسال شود.
تبصره3ـ پرونده‌هایی که منتهی به محکومیتهای مشروط، معلق و مانند آن گردیده‌اند تا پایان موعد تعیین شده در دادنامه، در دفتر مرجع قضایی نگهداری و سپس برای ارسال آنها به بایگانی راکد اقدام خواهدشد.
ماده5 ـ به دستور قاضی مربوط قبل از ارسال پرونده به بایگانی راکد کلیه اسناد، وثایق و دستورات قضایی به شرح زیر باید تعیین تکلیف و رفع اثر شود.
1ـ دستور احضار یا جلب؛
2ـ قرار ممنوعیت خروج از کشور؛
3ـ دستور ورود به منزل یا تفتیش آن؛
4ـ وثایق و تأمین خواسته؛
5 ـ اسناد، قبوض یا وجوه نقدی؛
6 ـ اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده؛
7ـ دستور انسداد حساب بانکی؛
8 ـ دستور ممنوعیت از معامله نقل و انتقال؛
9ـ سایر موارد به تشخیص قاضی مربوط.
ماده6 ـ مسؤول بایگانی راکد موظف است از تحویل گرفتن پرونده‌هایی که فاقد فرم مشخصات پرونده می‌باشند خودداری نماید.
ماده7ـ قاضی مربوط باید نظارت کافی جهت اجرای صحیح مواد4، 5 و 6 آیین‌نامه و دستورالعمل مربوط داشته باشد.
فصل سوم
فرآیند تشخیص ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده‌های قضایی
ماده8 ـ به منظور برنامه‌ریزی، سیاست‌گذاری و نظارت بر اجرای کامل این آیین‌نامه، هیأتی به عنوان « هیأت تشخیص‌دهنده ضرورت نگهداری سوابق اسناد و اوراق پرونده‌های قضایی و تبدیل آنها به اسناد الکترونیکی و امحا» که در این آیین‌نامه « هیأت تشخیص مرکزی» نامیده میشود تشکیل خواهد شد.
تبصره ـ مصوبات این هیأت پس از تنفیذ رئیس قوه قضائیه لازم‌الاجرا خواهدبود.
ماده9ـ اعضای هیأت تشخیص مرکزی عبارتند از:
1ـ رئیس دیوان عالی کشور؛ (رئیس هیأت)
2ـ دادستان کل کشور؛
3ـ وزیر دادگستری؛
4ـ معاون حقوقی و توسعه قضایی قوه قضاییه؛ (دبیر هیأت)
5 ـ معاون اداری و مالی قوه قضاییه؛
6 ـ رئیس سازمان قضایی نیروهای مسلح؛
7ـ رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.
تبصره ـ دعوت از سایر مسؤولان و صاحبنظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره با موافقت اکثر اعضای هیأت بلامانع است.
ماده10ـ به منظور تسهیل و تسریع اجرای این آیین‌نامه و اجرای وظایف مربوط به هیأت تشخیص مرکزی و در استانها، هیأتی با عنوان « هیأت تشخیص استانی» با شرکت مقامات ذیل در مراکز استان تشکیل می‌گردد:
1ـ رئیس کل دادگستری استان؛ (رئیس هیأت)
2ـ دادستان شهرستان مرکز استان؛
3ـ نماینده سازمان اسناد و کتابخانه‌های جمهوری اسلامی؛
4ـ رئیس اداره اسناد و بایگانی راکد دادگستری استان؛ (به عنوان دبیر هیأت)
5 ـ رئیس سازمان قضایی نیروهای مسلح استان؛
6 ـ مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان.
تبصره ـ دعوت از سایر مسؤولان و صاحبنظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره بلامانع است.
ماده11ـ جلسات هیأت تشخیص مرکزی و استانی با حضور اکثر اعضاء رسمی و نظر اکثریت حاضر معتبر خواهدبود.
ماده12ـ مدیران بایگانی راکد مراجع قضایی، حداقل یک ماه قبل از اتمام موعد سی سال مقرر در قانون، به ترتیب تاریخ ورود، پرونده را به اتفاق کارشناسان اداره اسناد و بایگانی راکد بررسی نموده مطابق مقررات این آیین‌نامه و دستورالعملهای هیأت تشخیص مرکزی اوراق و اسنادی که نگهداری آنها ضروری است مشخص نموده سپس مشخصات این اوراق و اسناد را در « فرم مخصوص بایگانی راکد» درج و پس از تأیید رئیس حوزه قضایی یا مسؤولان مراجع قضایی دیگر یا جانشین آنها به پیوست فرم مشخصات پرونده و در صورت‌نیاز و تشخیص مسؤولان قضایی مذکور در بالا همراه اصل پرونده به هیأت تشخیص استان ارسال نمایند.
تبصره ـ فرم مخصوص بایگانی راکد که باید توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه تهیه شود در چهار نسخه تنظیم خواهدشد که یک نسخه آن در سوابق بایگانی راکد حفظ و بقیه به هیأت تشخیص استان ارسال میشود.
ماده13ـ فرم مخصوص بایگانی راکد باید حاوی نکات زیر باشد:
1ـ شماره برگ اسناد و اوراق ضروری؛ (مطابق برگ شماری نهایی پرونده)
2ـ عنوان اسناد و اوراق مذکور؛ (رأی، صورتمجلس و غیره)
3ـ کد بایگانی راکد پرونده؛
4ـ مدتی که از بایگانی قطعی شدن پرونده (مختومه شدن) می‌گذرد؛
5 ـ آدرس و محل بایگانی راکد؛
6 ـ قید مهم و ملی بودن یا نبودن پرونده مطابق مقررات این آیین‌نامه و دستورالعملهای هیأت تشخیص مرکزی و سایر شرایط با درج جهات آن؛
7ـ سایر مشخصات ضروری و ملاحظات؛
فرم مذکور باید به امضای تنظیم کننده، مسؤول بایگانی راکد و مسؤول مرجع قضایی یا جانشین وی برسد.
تبصره ـ بایگانی راکد به تدریج حداکثر هر شش ماه یک بار باید فرم اسناد و اوراق مزبور را تنظیم و به هیأت تشخیص استان ارسال نماید.
ماده14ـ هیأت تشخیص استان پس از وصول فرم مخصوص بایگانی راکد و پیوست‌های آن (فرم مشخصات پرونده و در صورت نیاز اصل پرونده یا تصویر اسناد و اوراق مذکور) باید با بررسی دقیق فرم مذکور و در صورت نیاز محتویات پرونده و با رعایت مقررات قانون و این آیین‌نامه و دستورالعملهای هیأت تشخیص مرکزی ظرف شش ماه نظر هیأت را مبنی بر ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده و تبدیل آن به سند الکترونیکی و امحاء اعلام نماید. هیأت مذکور می‌تواند جهت تسهیل، تسریع و دقت در اجرای آیین‌نامه در محل بایگانی راکد حاضر و اقدام به بررسی نماید یا حداقل دو نفر از اعضای هیأت به تشخیص اکثر اعضاء به منظور فوق به محل اعزام شوند.
تبصره1ـ در صورت تردید به ضرورت نگهداری سابقه اسناد و اوراق پرونده قضایی یا عدم آن اصل بر ضرورت نگهداری سابقه و تبدیل به اسناد الکترونیکی است.
تبصره2ـ در صورت ابهام و بروز موارد استثنایی که قابل تطبیق با مقررات قانون و آیین‌نامه نباشد نظر هیأت تشخیص مرکزی استعلام خواهدشد.
ماده15ـ تشخیص نهایی مهم، ملی و آرشیوی بودن پرونده‌های قضایی به عهده هیأت تشخیص مرکزی و با هماهنگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی است. این هیأت ضوابط و معیارهای تشخیص پرونده‌های مهم و ملی را طی دستورالعملی مشخص، به مراجع قضایی اعلام خواهدنمود.
فرم مشخصات پرونده‌های مذکور در این ماده پس از اعلام مسؤول بایگانی راکد و تأیید رئیس مرجع قضایی و با اطلاع هیأت تشخیص استان جهت اقدامات بعدی به هیأت تشخیص مرکزی ارسال خواهدشد.
تبصره ـ هزینه‌های تشخیص، حفظ، بایگانی، انتقال و الکترونیکی نمودن پرونده‌های موضوع این آیین‌نامه به عهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران است.
فصل چهارم
تبدیل اسناد و اوراق پرونده‌های قضایی که نگهداری آنها ضروری است به اسناد الکترونیکی:
ماده16ـ پس از تأیید فرم مخصوص بایگانی راکد، مبنی بر ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده قضایی، توسط هیأت تشخیص استان یک نسخه از فرم تأییدشده در سابقه هیأت مذکور ضبط و نسخه دیگر جهت اطلاع به هیأت تشخیص مرکزی ارسال خواهدشد و نسخه سوم به بایگانی ارسال کننده لیست اعاده میشود.
ماده17ـ کلیه پرونده‌های واصله به بایگانی راکد، می‌بایستی حداکثر 3 ماه پس از وصول فرم تأییدشده توسط هیأت تشخیص برابر ضوابط این دستورالعمل به اسناد الکترونیکی تبدیل شود.
فصل پنجم
امحای پرونده‌ها:
ماده18ـ پس از تبدیل الکترونیکی اسناد و اوراق پرونده‌های قضایی که نگهداری سوابق آنها ضروری است به پیشنهاد رئیس حوزه قضایی و موافقت رئیس کل استان و نسبت به سایر مراجع قضایی با پیشنهاد مدیر یا مسؤول بایگانی راکد و موافقت بالاترین مقام آن مرجع قضایی، امحای پرونده‌ها توسط مسؤول بایگانی راکد مربوط و نظارت نماینده رئیس حوزه قضایی، مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستری استان و نماینده تام‌الاختیار سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انجام خواهدشد.
تبصره ـ علاوه بر پرونده‌های مهم و ملی در مورد سایر پرونده‌های آماده امحاء نیز چنانچه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی آمادگی خود را جهت تحویل و انتقال به سازمان اعلام نماید باید پرونده‌های مورد درخواست به جای امحاء تحویل آن سازمان شود. مشروط بر این که حداقل یک روز قبل از زمان امحاء و سازمان مذکور درخواست کتبی خود را به هیأت تشخیص استان تحویل نمایند و موافقت هیأت را اخذ نماید در صورت پذیرفته شدن درخواست سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، باید ظرف دو ماه نسبت به انتقال پرونده‌ها به سازمان مزبور اقدام نماید، در صورت کوتاهی آن سازمان جهت تحویل پرونده‌های مذکور در موعد مقرر عملیات امحاء انجام خواهدشد.
ماده19ـ به منظور حفظ حقوق اشخاص و رعایت احتیاط در مورد پرونده‌هایی که ضرورت نگهداری اسناد و اوراق آن احراز نگردیده بایستی حداقل از تصمیمات قضایی و حکم یا قرار نهایی و حسب مورد سابقه اجرای حکم و مانند آن سند الکترونیکی تهیه شود.
ماده20ـ هیأت تشخیص مرکزی می‌تواند پرونده‌هایی که نگهداری سابقه اسناد و اوراق آنها ضروری نباشد را قبل از سپری شدن مدت سی سال بایگانی قطعی آنها با رعایت ماده20 این آیین‌نامه امحاء یا به سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انتقال دهد.
ماده21ـ معاونت اداری و مالی قوه قضاییه موظف است اعتبار موردنیاز برای اجرای این آیین‌نامه را در ردیف بودجه قوه قضاییه تأمین نماید.
ماده22ـ مسؤلیت حُسن اجرای این دستورالعمل با هیأت تشخیص مرکزی و رؤسای کل دادگستری استانها میباشد.
این آیین‌نامه در 22 و 11 تبصره در تاریخ 21/11/1385 به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید.
رئیس قوه قضائیه ـ سیدمحمود هاشمی‌شاهرودی
نوع : آیین نامه
شماره انتشار : 18066
تاریخ تصویب : 1385/11/21
تاریخ ابلاغ :
دستگاه اجرایی : قوه قضائیه -
موضوع :
منبع : وب سایت قوانین دات آی آر (معاونت آموزش دادگستری استان تهران)
اصلاح ماده(8) آیین‌نامه مستندسازی و تعیین بهره‌‌بردار اموال غیرمنقول دستگاههای اجرایی قانون حمایت از حقوق و مسؤولیتهای زنان درعرصه‌های داخلی و بین‌المللی
